Quel est le cadre juridique d’une lettre recommandée électronique ?

Dans de nombreuses circonstances les échanges entre en employeur et un salarié se font grâce à une lettre recommandée. Il peut être tentant de recourir à une lettre recommandée électronique? Mais les garanties d’une lettre recommandée électronique sont-elles similaires à celle d’une lettre recommandée classique ? Une lettre recommandée électronique peut-elle être utilisée dans tous les cas de figure ?Le bulletin de la Cour de cassation du 1 février 2012 apporte des précisions  intéressantes à propos du cadre juridique de la lettre recommandée
électronique.

Le principe de la lettre recommandée électronique
Lettre recommandée dans sa forme classique, sur support papier
Reconnaissance de l’écrit électronique depuis l’année 2000
Cadre juridique de la lettre recommandée électronique
Lettre recommandée électronique : en pratique
Avantages de la lettre recommandée électronique
Inconvénients de la lettre recommandée électronique

Le principe de la lettre recommandée électronique

 La lettre recommandée n’est définie par aucun texte.
Par opposition à la lettre simple, on peut suivre son acheminement depuis le bureau de poste auquel elle est confiée jusqu’à sa remise au destinataire.
Un envoi en recommandé étant remis au destinataire contre reçu, elle permet de disposer d’une preuve de la date de l’envoi ainsi que celle de sa réception par le destinataire.
Il est possible d’envoyer une lettre recommandée avec ou sans avis de réception.
L’avis de réception est une option, qui fait d’objet d’une facturation supplémentaire et qui permet à l’expéditeur de recevoir à son adresse une carte qui porte la signature de la personne qui a retiré le pli recommandé.
Mais même sans avis de réception, la lettre recommandée est remise à son destinataire contre signature et la poste conserve la preuve de distribution pendant 1 an.

Tout envoi par la poste d’une lettre recommandée inclut les services suivants :

• preuve du dépôt attestant la date du dépôt,
• remise contre signature : qui prouve la présentation et/ou la distribution,
• indemnisation forfaitaire en cas de perte ou de problème survenu lors de la prestation.

Lettre recommandée dans sa forme classique, sur support papier

Elle constitue un mode de preuve littérale, conforme aux dispositions de l‘article 1316 du code civil.
Une lettre recommandée est faite sous enveloppe ou pli fermé.
En cas de contestation à propos du contenu de l’enveloppe, c’est au destinataire de prouver que l’enveloppe ne contenait pas de lettre.

Reconnaissance de l’écrit électronique depuis l’année 2000

C’est la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 qui a donné une valeur juridique aux écrits électroniques en transposant la directive européenne 1999/93/CE  : l’écrit électronique bénéficie de la même force probante que l’écrit sur support papier.
L’article 1316-1 du code civil, issu de cette loi :

 » L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. « 

Cadre juridique de la lettre recommandée électronique

L’article 1369-8 du code civil , issu de l’ordonnance 2005-674 du 16 juin 2005, définit le cadre juridique pour la lettre recommandée électronique :

« Une lettre recommandée relative à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat peut être envoyée par courrier électronique à condition que ce courrier soit acheminé par un tiers selon un procédé permettant d’identifier le tiers, de désigner l’expéditeur, de garantir l’identité du destinataire et d’établir si la lettre a été remise ou non au destinataire.
Le contenu de cette lettre, au choix de l’expéditeur, peut être imprimé par le tiers sur papier pour être distribué au destinataire ou peut être adressé à celui-ci par voie électronique. Dans ce dernier cas, si le destinataire n’est pas un professionnel, il doit avoir demandé l’envoi par ce moyen ou en avoir accepté l’usage au cours d’échanges antérieurs.
Lorsque l’apposition de la date d’expédition ou de réception résulte d’un procédé électronique, la fiabilité de celui-ci est présumée, jusqu’à preuve contraire, s’il satisfait à des exigences fixées par un décret en Conseil d’Etat.
Un avis de réception peut être adressé à l’expéditeur par voie électronique ou par tout autre dispositif lui permettant de le conserver.
Les modalités d’application du présent article sont fixées par décret en Conseil d’Etat. « 

Le décret 2011-144 du 2 février 2011 est venu compléter ce dispositif : il fixe les conditions et les modalités de la lettre électronique.

Le tiers en question, chargé d’acheminer la lettre est le plus souvent la Poste, mais d’autres prestataires sont possibles, c’est pourquoi le tiers chargé de l’acheminement doit être précisément identifié.

Lettre recommandée électronique : en pratique

La personne qui veut envoyer une lettre recommandée par voie électronique doit se connecter sur le site internet du tiers chargé de l’acheminement.
Lors du dépôt de la lettre électronique, l’expéditeur doit s’identifier ( nom, prénom, adresse postale, mail) et indiquer les coordonnées du destinataire.

Si le destinataire n’est pas un professionnel, il faut au préalable avoir recueilli son accord avant de lui adresser une lettre recommandée par voie électronique, comme le précise l’article 1 du décret du 2 février2011.

Deux dispositifs sont disponibles pour acheminer une lettre recommandée électronique  :

• La lettre envoyée par voie électronique est mise sous pli confidentiel par la Poste ou tout autre prestataire chargé de l’acheminement et distribuée ensuite comme une lettre recommandée classique,
• la lettre est envoyée par voie électronique dans la boîte mail du destinataire : le prestataire chargé de l’acheminement de la lettre avertit le destinataire qu’il va recevoir une lettre électronique et qu’il a la possibilité pendant 15 jours à partir du lendemain de l’envoi de cette information de l’accepter ou de la refuser. Le destinataire n’est pas informé de l’identité de l’expéditeur de la lettre recommandée. Dès que le destinataire accepte la lettre, cette dernière lui est adressée sur sa boîte mail par le prestataire chargé de l’acheminement.
  • En cas de refus du destinataire, le prestataire doit convertir le document électronique en document papier et procéder à son acheminement par voie postale.

Le site de la Poste propose une visite guidée, pour envoyer une lettre recommandée électronique, vidéo à l’appui

Avantages de la lettre recommandée électronique

Envoyer une lettre recommandée électronique est simple puisqu’il n’est pas nécessaire de se rendre dans un bureau de poste, c’est également rapide.
Pour la sécurité :

• le tiers chargé de l’acheminement conserve pendant 1 an une empreinte du document envoyé,
• peut attester que la lettre recommandée parvenue au destinataire est bien celle qui a été transmise,
• peut fournir des informations précises à propos du dépôt, de la date et heure du dépôt, etc

Inconvénients de la lettre recommandée électronique

La lettre recommandée électronique coûte  plus cher : pour une lettre de 20 grammes avec demande d’avis de réception, c’est 6,25 € alors que c’est 4,30 € pour une lettre recommandée classique.
La lettre recommandé électronique présente également un  manque de fiabilité en manière d’identification puisque la nécessité d’une signature électronique de l’expéditeur n’est pas prévue et l’identité de la personne qui accepte de recevoir la lettre n’est pas vérifiée puisque il n’y a pas de signature électronique de l’avis de réception.

De nombreux échanges entre un employeur et un salarié se font par l’envoi d’une lettre
recommandée

• Dans le cadre d’une procédure de licenciement pour inaptitude, lorsque l’ employeur convoque un salarié à un entretien préalable au licenciement quand il ne peut pas le reclasser,
• En cas d’accident du travail, le travailleur intérimaire doit avertir l’entreprise utilisatrice de l’accident dans les 24 heures par lettre recommandée avec accusé de réception,

Un employeur peut également être amené à adresser un courrier en recommandé au directeur régional du travail, s’il veut une dérogation pour faire effectuer certains travaux à un travailleur temporaire,

Une lettre recommandée électronique présente des garanties similaires à celle de la lettre recommandée ordinaire.  Une lettre recommandée relative à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat peut être envoyée par courrier électronique à conditions de respecter certaines règles, notamment, si le destinataire est un particulier, il devra au préalable avoir donné son accord pour recevoir la lettre au format électronique.

Une lettre recommandée relative à la fin d’un contrat, une lettre de licenciement, par exemple,
ne pourra pas être adressée sous la forme d’une lettre recommandée par voie électronique.

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•  Contrat de travail
• Une lettre de licenciement ne peut pas être adressée par voie électronique